Inversión inmobiliaria · Estados Unidos
Un proceso documental convertido en software
Las idas y vueltas entre la firma y sus inversores desaparecieron.
Stack
- Process modeling
- Document control flow
- Digital signature
- Client platform
- 2
- ramas en el flujo documental: entidad e individuo
El problema
Una firma de inversión inmobiliaria de Estados Unidos levanta capital de inversores acreditados, y cada suscripción era una cadena de idas y vueltas documentales.
Screening, subscription agreement, certificación de inversor acreditado, aceptación de términos, operating agreement firmado por cada inversor del vehículo, y el set final firmado devuelto a todos.
Cada uno de esos pasos era un intercambio. La firma pedía, el inversor respondía, alguien revisaba si la respuesta estaba completa, y volvía a pedir lo que faltaba.
Una entidad y un individuo necesitan documentación distinta — la entidad trae documentos de constitución, identificación fiscal y beneficiarios finales hasta el último dueño; el individuo, identidad y residencia — y esa bifurcación la resolvía quien estuviera en el hilo.
El enfoque
Mapeé el circuito de suscripción de punta a punta y lo especifiqué como un flujo de control documental: cada estado en el que puede estar un inversor, qué le pide el sistema en cada uno, qué rama aplica a una entidad y cuál a un individuo, qué hay que verificar antes de generar el documento siguiente, y qué documentos se producen, se firman y se devuelven en cada paso.
La especificación cubre la cadena completa: screening, captura de datos de identidad y de entidad, generación del subscription agreement, certificación de inversor acreditado, aceptación de términos, registro, liberación de la documentación del proyecto, firma digital, constitución del operating agreement con los porcentajes de participación, y el set firmado devuelto a cada inversor.
Esa especificación se volcó después al software de la firma.
El resultado
Lo que era una cadena de mails pidiendo un documento más ahora es una secuencia que maneja la plataforma: pide lo que necesita, en el orden que lo necesita, por la rama que corresponde, y no avanza hasta tenerlo.
Existe una segunda versión del diagrama de control documental, así que el flujo se revisó contra la realidad en lugar de diseñarse una vez y archivarse.
Lo que se puede trasladar
La mayoría de los procesos documentales no necesitan un modelo de IA para dejar de doler. Necesitan que alguien escriba cuál es la máquina de estados.
Hasta que eso existe, cualquier automatización se apoya sobre un proceso que nadie acordó.